von: Susanne Widrat

Fakt ist: Je größer die Firma, desto mehr nimmt die Neigung zu schier endlosen Besprechungen zu. Damit sich der Zeitaufwand lohnt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

Regel 1: Organisation Stellen Sie sicher, dass in einem genügend großen Raum Sitzgelegenheiten für alle zur Verfügung stehen. Bei einem kürzeren Termin genügt es durchaus, das Meeting im Stehen abzuhalten. Außerdem sollten alle notwendigen Hilfsmittel wie Flip-Charts oder Beamer vorhanden und funktionstüchtig sein.

Regel 2: Pünktlichkeit Auch wenn nicht alle Teilnehmer da sind: Fangen Sie einfach an. Das ist für die zu spät Kommenden ein deutliches Signal, dass Sie diese Unhöflichkeit nicht akzeptieren. Wer das konsequent praktiziert, wird bald immer pünktlich mit allen Beteiligten beginnen können.

Regel 3: Dauer Eine Besprechung sollte nicht länger als 90 Minuten dauern. Besser sind sogar nur 60 Minuten. Dauert das Meeting aber wider Erwarten länger, machen Sie eine Pause, damit alle Teilnehmer die Gelegenheit haben, ihre Anschlusstermine zu verschieben. Zudem haben sie so die Möglichkeit, sich das hartnäckige Problem noch einmal in Ruhe durch den Kopf gehen zu lassen.

Regel 4: Tagesordnung Legen Sie einen Themenplan fest, der mit der Einladung zum Termin an die Beteiligten verschickt wird. So können sich alle optimal vorbereiten.

Regel 5: Zielsetzung Gewichten Sie Ihre Besprechungspunkte: Welche Themen müssen unbedingt behandelt werden? Für welche brauchen Sie mehr, für welche weniger Zeit? Handelt es sich bei der Sitzung um eine rein informative Besprechung, oder sollen auch Problemlösungen und Entscheidungen gefunden werden?

Regel 6: Ablauf Arbeiten Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte zügig durch. Verdeutlichen Sie noch einmal, warum ein einzelner Punkt besprochen wird und mit welchem Ziel. Lassen Sie ausreichend Raum für Diskussionen. Wenn Sie merken, dass ein Thema mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant, legen Sie mit den Teilnehmern gemeinsam fest, wie und wann Sie weiter vorgehen wollen.

Regel 7: Pause Sollte die Sitzung länger als eine Stunde dauern, machen Sie eine kurze Pause von fünf bis zehn Minuten, um die Konzentration wiederherzustellen. Nutzen Sie die Unterbrechung auch dann, wenn sich die Diskussion festgefahren hat.

Regel 8: Diskussion Beziehen Sie alle Teilnehmer mit ein. Achten Sie darauf, dass keiner außen vor bleibt, nur weil er nicht so gesprächig ist. Häufig haben diese Mitarbeiter einen guten Sachverstand, der aber viel zu wenig zur Geltung kommt.

Regel 9: Protokoll Fassen Sie zum Schluss die Ergebnisse zusammen. Legen Sie fest, wer was bis wann zu erledigen hat. Diese Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.

Regel 10:Schlusspunkt Beenden Sie die Sitzung so pünktlich, wie sie begonnen wurde.

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